Daten­schutz: Anfragen, Termine und Kontaktwege

Zur Organisation und Bearbeitung Ihrer Anfrage nutzen wir das CRM-System HubSpot. Nach dem Absenden übermittelt unser Webserver Ihren Vor- und Nachnamen sowie die angegebenen E-Mail-Adressen und Telefonnummern an HubSpot. Eine technische Kontaktkennung hilft, wiederholte Anfragen demselben Kontakt zuzuordnen. Zusätzlich legen wir je Anfrage einen zugeordneten Vorgang in HubSpot an (dort „Deal“ genannt). Er enthält eine eindeutige technische Anfragekennung, Ihren Namen und die Kontaktdaten, die Art der Anfrage (Website-, Telefon- oder Videoanfrage), die feste Herkunftsangabe „garantiert-versichert.de“ sowie gegebenenfalls den Wunschtermin. Der Vorgang wird einem Bearbeitungsstand zugeordnet und mit Ihrem Kontakt verknüpft. Über diese Schnittstelle werden keine Freitexte aus dem Kontaktformular, Geburtsdaten, Versicherungsangaben, Rechnerergebnisse oder konkret besuchten Herkunftsseiten übertragen. Sie setzt keine HubSpot-Cookies und lädt keinen HubSpot-Trackingcode.

Auf unserer Terminseite speichern wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Gesprächsart, Telefonnummer (bei Telefonterminen erforderlich), Beginn, Dauer und Zeitzone auf unserem geschützten Server. Wenn Sie aus einer Themenseite öffentliche Versicherungsthemen in das Terminformular übernehmen, speichern wir diese zusätzlich mit Ihrer Anfrage. Diese Themen sind vor dem Absenden sichtbar und können entfernt werden; sie dienen der Vorbereitung durch den Betreiber und werden nicht in die HubSpot-Kontakt-, Vorgangs- oder Notizschnittstelle übernommen. Die Zeitauswahl nutzt unseren eigenen Website-Kalender mit hinterlegten Gesprächszeiten, Sperrzeiten und bereits gespeicherten Buchungen. Ist keine aktuelle Verfügbarkeit abrufbar, können Sie weiterhin einen unverbindlichen Wunschtermin anfragen.

Nach dem Absenden speichern wir Ihre Anfrage und bestätigen den Eingang auf der Website. Eine zusätzliche E-Mail-Bestätigung ist dafür nicht erforderlich. Anschließend prüfen wir den Wunschtermin im Hintergrund und buchen ihn bei Verfügbarkeit in unserem Website-Kalender. Bei Konflikten oder technischen Störungen informieren wir intern das Büro zur weiteren Bearbeitung. Ihre Terminbestätigung und eine Kalenderdatei zum eigenen Import erhalten Sie nach erfolgreicher Buchung per E-Mail von uns. Den Besprechungslink für ein Videogespräch senden wir Ihnen vor dem Gespräch persönlich zu. Zusätzlich dokumentieren wir die Anfrage und den Buchungsstand als Kontakt, Anfragevorgang, Notiz und Terminaktivität in HubSpot. Diese Terminaktivität ist ein Abbild unserer Website-Buchung und erzeugt keinen zusätzlichen Eintrag in einem externen Kalender. Bereits früher versandte Bestätigungslinks bleiben bis zum Ablauf ihrer ursprünglichen Frist nutzbar; solche alten, unbestätigten Vormerkungen werden nach einem Tag bereinigt.

Ein persönlicher Bearbeitungslink zeigt Ihre Buchungsdetails. Im eigenen Website-Kalender gebuchte Termine können Sie darüber direkt ändern oder stornieren. Wir speichern den neuen Stand und die bisherigen Terminangaben, aktualisieren die zugehörigen CRM-Einträge und senden Bestätigungen an Sie und unser Büro. Eine bereits importierte Kalenderdatei aktualisieren Sie bitte selbst. Bei früher über HubSpot gebuchten Terminen können Sie über den Bearbeitungslink einen Änderungs- oder Absagewunsch übermitteln. Wir speichern dabei den bisherigen Termin, die gewünschte Änderung mit Gesprächsart und gegebenenfalls geänderter Rückrufnummer sowie den Zeitpunkt und Bearbeitungsstand. Zur Bearbeitung wird eine Aufgabe in HubSpot angelegt; sie enthält die erforderlichen Kontakt- und Termindaten, die Vorgangsnummer und die persönlichen Verwaltungslinks. Außerdem versenden wir E-Mails an Sie und unser Büro. Der bisherige Termin bleibt bis zur Bestätigung der Änderung oder Absage bestehen. Die Bearbeitung wird mit dem tatsächlichen Kalenderstand abgeglichen und in der Terminablage sowie in HubSpot dokumentiert. Über die Linkhilfe können Sie einen aktuellen Bestätigungs- oder Bearbeitungslink erneut per E-Mail anfordern. Diese zufälligen Zugangsschlüssel berechtigen zur jeweiligen Aktion. Geben Sie sie nicht weiter. Die eigene Terminoberfläche lädt keine HubSpot-Skripte oder HubSpot-Cookies; beim Öffnen eines HubSpot-Einladungslinks wechseln Sie zum Anbieter. Diagnosen, Behandlungen und andere Gesundheitsdaten erheben wir im Terminformular nicht. Der optionale Themenkontext enthält ausschließlich vorgegebene öffentliche Themenbezeichnungen.

Zum Wiederaufnehmen nach einem Verbindungsabbruch speichert Ihr Browser-Tab unter „gv-termin-vorgang-v3“ die E-Mail-Adresse, gewählte Zeit, einen zufälligen Buchungsschlüssel, den Speicherzeitpunkt und nach erfolgreicher Übermittlung die Eingangsbestätigung. So bleibt die Dankeseite auch beim Neuladen sichtbar, ohne den internen Bearbeitungsstatus abzurufen. Dieser notwendige Sitzungsvermerk wird höchstens 24 Stunden genutzt und beim Schließen des Tabs verworfen. Eine neue Buchung ersetzt ihn. Er enthält keine Namen, Telefonnummern oder Gesundheitsdaten.

Serverbelege enthalten Buchungs- und Versandstatus, die Bestätigung des Datenschutzhinweises, technische Kalender-, Kontakt-, Vorgangs-, Notiz- und Aufgabenreferenzen sowie gegebenenfalls Bearbeitungsstände, Änderungswünsche und frühere Terminangaben. Sie enthalten außerdem eine mit geheimem Schlüssel aus der IP-Adresse abgeleitete Kennung zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Diese Kennung ist pseudonym und bleibt Teil des Buchungsbelegs. Die Belege einschließlich ihrer technischen Sicherungskopie werden beim Bereinigungslauf 180 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht; erneute Versandversuche verlängern diese Frist nicht. Davon getrennte Zähler zur Begrenzung von Anfragen verwenden ebenfalls mit geheimem Schlüssel abgeleitete Kennungen. Sie werden beim Bereinigungslauf entfernt, wenn seit ihrer letzten Änderung mehr als ein Tag vergangen ist. Rechtsgrundlage für diese Schutzmaßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer sicheren und verfügbaren Terminverwaltung. Für Daten in HubSpot und unseren E-Mail-Postfächern gelten die nachfolgenden Angaben.

HubSpot verarbeitet diese Kontakt- und Vorgangsdaten für uns als Auftragsverarbeiter. Informationen zu Anbieter, Unterauftragnehmern und den vereinbarten Schutzmaßnahmen enthält die HubSpot-Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung durch HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA, ist möglich. Für internationale Übermittlungen sieht die Vereinbarung insbesondere das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln vor.

Zweck ist die geordnete Bearbeitung Ihrer Kontakt- und Terminanfragen einschließlich ihrer Verwaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer verlässlichen Kontaktverwaltung. Die Übertragung meldet Sie nicht für Newsletter an.

Bei technischen Störungen hält unser Webserver die für die erneute Übertragung erforderlichen Kontakt- und Zuordnungsdaten in einer Warteschlange vor. Erfolgreich übertragene Einträge werden entfernt; Einträge, die älter als 180 Tage sind, werden beim nächsten Verarbeitungslauf bereinigt. Kontakte, Anfragevorgänge, Terminaktivitäten, Notizen, Aufgaben und ihre Verknüpfungen in HubSpot werden gesondert geprüft und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungsgründe bestehen. Die automatische Bereinigung der Website-Ablage löscht diese CRM-Daten nicht.

Wir verarbeiten Ihr Versicherungsthema, Ihren Namen und die benötigten Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten und mit Ihnen weitere Schritte zu besprechen. Gesundheitsdaten werden für den ersten Kontakt nicht benötigt.

Für die Bearbeitung Ihrer eigenen Kontaktanfrage ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nur, wenn hierfür eine passende Rechtsgrundlage vorliegt. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, muss sie vor der Weitergabe eingeholt werden und den Empfänger, den Zweck und die betroffenen Angaben umfassen. Die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung allein ersetzt eine solche Einwilligung nicht.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen widerrufen. Gegenüber Hamza Goraya erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit einer bereits erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per Post, Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

Unser Verweis auf TikTok ist ein einfacher externer Link. Beim Öffnen dieses Links verlassen Sie unsere Website und rufen TikTok auf; dabei verarbeitet der Anbieter technische Verbindungsdaten und gegebenenfalls Daten zu Ihrem dortigen Konto. Es sind keine Social-Media-Plugins oder eingebetteten Beiträge von TikTok in die Website eingebunden. Für die Verarbeitung auf der Plattform gelten deren Datenschutzhinweise. Wenn Sie uns dort eine Nachricht senden, verwenden wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens; die Rechtsgrundlagen und Löschkriterien richten sich nach den allgemeinen Hinweisen zur Kontakt- und Anfrageverwaltung.

Ihre Kontaktanfrage über das Kontaktformular

Wenn Sie über das Formular eine Kontaktanfrage stellen, wird Ihre Anfrage zuerst auf dem Webspace dieser Website gespeichert und von dort per E-Mail an uns weitergeleitet. Gespeichert wird dabei Folgendes:

• eine Vorgangsnummer aus acht Zeichen, die wir Ihrer Anfrage zuteilen, damit sich die gespeicherte Anfrage und die E-Mail dazu einander zuordnen lassen, sowie der Zeitpunkt des Eingangs;
• die gewählte Versicherungssparte, Ihr Anliegen (neuer Vertrag, Wechsel oder Beratung) und der gewünschte Beginn des Versicherungsschutzes;
• eine gegebenenfalls im Formular ausgewählte Tarifoption und das Ergebnis eines verwendeten Rechners im Stand beim Absenden;
• die je nach Anfrage angegebenen Eckdaten: wer versichert werden soll, Ihr Versicherungsstatus, Firmenname und Anzahl der Mitarbeitenden;
• Vorname, Nachname und ein von Ihnen angegebenes Geburtsdatum;
• Ihre Kontaktdaten – Telefonnummer und E-Mail-Adresse – sowie der von Ihnen gewählte Weg der Rückmeldung;
• Ihre freiwillige Nachricht, falls Sie eine geschrieben haben;
• der Zeitpunkt, zu dem Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben;
• die Adresse der Seite, von der aus Sie abgesendet haben;
• ein Vermerk, ob ein unsichtbares Prüffeld des Formulars ausgefüllt war. Das Feld dient der Abwehr automatisch erzeugter Einsendungen. Ist es ausgefüllt, wird Ihre Anfrage nicht verworfen, sondern nur als möglicher Spam gekennzeichnet – denn gelegentlich füllt ein Passwortmanager das Feld mit aus.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie dazu zu kontaktieren. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Soweit wir eine zusätzliche Verarbeitung auf eine gesonderte Einwilligung stützen, ist deren Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, erhalten Sie zusätzlich eine Bestätigung Ihrer Anfrage; sie enthält eine Zusammenfassung, den dokumentierten Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und die Informationen zu Ihrer Anfrage. Ist die angegebene Adresse nicht als E-Mail-Adresse lesbar oder war das Prüffeld ausgefüllt, versenden wir diese Bestätigung nicht.

Bitte übermitteln Sie über dieses Formular keine Diagnosen, Behandlungen oder sonstigen Gesundheitsdaten. Solche Angaben werden für die erste Kontaktaufnahme nicht benötigt.

Zum Schutz vor Massen- und Spam-Einsendungen ist die Zahl der Anfragen je Stunde begrenzt. Wird eine Anfrage an dieser Grenze abgewiesen, obwohl sie erkennbar von einer Person stammt, halten wir sie gesondert fest – mit Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sparte, gewünschtem Weg der Rückmeldung, der Seite, von der sie abgesendet wurde, dem Grund der Abweisung und dem Zeitpunkt. Zweck ist allein, dass wir Sie trotzdem erreichen können, statt Ihre Anfrage spurlos zu verlieren; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für diese Begrenzung und die Erkennung doppelter Einsendungen führt der Server Zählerdateien. Die Dateinamen enthalten Hashwerte, die je nach Prüfzweck aus der IP-Adresse, der E-Mail-Adresse oder einer Kombination aus Versicherungssparte, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer berechnet werden. Ein weiterer Zähler erfasst die Gesamtzahl der Anfragen. Die Inhalte bestehen aus Zeitstempeln; die zugrunde liegenden Angaben werden in diesen Zählerdateien nicht im Klartext gespeichert. Die abgeleiteten Kennungen sind pseudonym. Zweck ist die Abwehr von Spam und unnötigen Mehrfachsendungen, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen Formular). Die Dateien werden bei einer stichprobenartig ausgelösten Bereinigung entfernt, wenn seit ihrer letzten Änderung mehr als zwei Tage vergangen sind. Über den Versand selbst führt der Server zusätzlich ein knappes Betriebsprotokoll aus Zeitpunkt, Versandweg, Fehlermeldung und Vorgangsnummer; Inhalte Ihrer Anfrage stehen dort nicht.

Erforderliche und freiwillige Angaben

Sie sind nicht verpflichtet, über diese Website eine Anfrage zu stellen. Wenn Sie das Formular nutzen, sind die nicht als optional gekennzeichneten Angaben für die Zuordnung und Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden. Für eine Rückmeldung benötigen wir mindestens den von Ihnen gewählten Kontaktweg; weitere als optional gekennzeichnete Angaben und eine persönliche Nachricht sind freiwillig. Alternativ können Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Sie können uns über WhatsApp kontaktieren. Die Schaltflächen auf dieser Website sind einfache externe Links zu WhatsApp. Beim Öffnen eines Links wird eine Verbindung zum Anbieter hergestellt. Der Link enthält einen vorformulierten Nachrichtentext, gegebenenfalls mit den auf unserer Website ausgewählten Versicherungsthemen. Dieser Text wird bereits beim Öffnen des Links an WhatsApp übergeben. Sie können ihn anschließend bearbeiten und müssen die Nachricht selbst absenden. Persönliche Formulareingaben oder Rechnerergebnisse werden durch den Link nicht übertragen.

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren angezeigten Profilnamen sowie die von Ihnen übermittelten Nachrichten, Anhänge und die zugehörigen Zeitangaben, soweit dies für die Beantwortung Ihres Anliegens und vereinbarte Folgeschritte erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer verlässlichen Kommunikation über den von Ihnen gewählten Kontaktweg. Die bei uns vorhandenen Nachrichten und Kontaktdaten löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungsgründe bestehen; ergänzend gelten die allgemeinen Hinweise zur Speicherung und Löschung.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. WhatsApp verarbeitet für den Betrieb seines Dienstes auch eigene Nutzungs-, Geräte- und Verbindungsdaten einschließlich der IP-Adresse. Dabei kann eine Verarbeitung in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere den USA, erfolgen. Einzelheiten zu den eigenen Verarbeitungszwecken, Speicherdauern und Schutzmaßnahmen bei internationalen Übermittlungen erläutert WhatsApp in seiner Datenschutzerklärung für die Europäische Region.

Alternativ können Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Bitte übermitteln Sie für die erste Kontaktaufnahme keine Diagnosen, Behandlungen oder sonstigen Gesundheitsdaten; diese werden dafür nicht benötigt.